今年も始まりましたね。今日から仕事はじめです。
私たちはデザイン事務所ですが、
紙メディア（パンフレット・名刺・DMなど）やウェブメディア（ホームページ、SNS、メルマガ配信など）を様々な業務を行っています。
紙メディアを制作していると、プリント・書類などがどんどん出てきてしまうので、徐々に事務所のペーパーレス化を少しずつ行っていこうかと思っています。
書類がたまったりすると広いスペースや棚も必要になってしまいます。その分様々なコストも発生することになるのでペーパーレス化は必要です。
今は、スケージュールも業務管理もデジタルで行っていますが、
ずっと前は紙でスケジュールをつけていました。
うーん、あまりにも非効率的です。
それをどんどん変えていきたいと思います。
デジタル過ぎるのも良くないですし、アナログ過ぎるのも良くないので、バランスは大事です。
紙で出すメリットもあるのですが、後で片付ける作業などに時間を取られてしまうので、そこはしっかりと考えてほとんど出さずにできることを増やしていっております。
校正（文字が間違いないかのチェック等）は、プリントしないと間違いにつながる場合もあるので、そこは見極めながら実行していきたいと思います。
デジタル（IT）を導入しながら、iPad、クラウドソフト、kindleなどを使って行きたいと考えています。出来るだけ、業務効率化して価値のある仕事を多く作って行けたらと思っています。
これは、ただのメモ、、、。
情報管理
社内で、チャットを導入することにしました！
前からあるチャットを導入していたのですが、外部と社内の情報共有止まりで、チャットを使っていました。
ただ単に業務の一環だったかもしれません…。
でも、今回は、
情報共有に留まらず、チャットツールをもっと広げて、アイデア出しの情報共有、気になる記事の情報共有スペースを設けたリ、プロジェクト毎のチャットスペースにしたり、
チャットツール内でできるマニュアルのようなものもつくれる機能もあるので、
よく使うリンク集や、画像素材集、議事録、ガイドブックなどなど、
あとで参考できるように整理することが出来ます。
そうすることで、ただ単に流れてしまう情報を整理していくことで、あとで見返すことも簡単にできます。
チャットを幅広く活用していくことにしました！
まだ、実験段階なので、あまり大げさなことは言えませんが、機能などを使い慣れていきたいと思います。
新しい事をすると、その労力や使い方を覚える時間が必要ですね。
まぁ、業務改善に一歩一歩進んでいる感じです。
ペーパーレス化は、ある程度コストがかかるので、導入は慎重にいきましょう。
自社で情報共有って大事
仕事をしていると、
記憶や紙媒体での情報共有も可能ですが、
やっぱりお客さまが増えてくると、ITの活用は必要ですね。
情報の共有ができていると簡単にお客さまの情報が簡単に共有できますが、そうでなければ探すのに時間を要したりします。
共有していないと、結果として、時間がかかりすぎたり、担当者がいないと進まなかったりしてしまいます。
前は、何回もある意味、同じ事を聞かれ答えていましたが、
その都度、ITで情報を共有していれば、そこを見ればわかるので、
聞かれる時間が削減できます。
それだけでも、大きな一歩（改善）です！
最初は、必要最小限にスタートするのが現実的です。
業務・事務の負担が大きいと、ITシステム（情報管理システム）が敬遠され、取り組みが自然消滅するかもしれません。
自分も、低コストの様々な情報共有のシステムを入れ、試行錯誤しています。
世の中にはすごいシステムもありますが、そんなにすごいシステムはいらないけど、情報共有は大切かもしれませんね。
活用できると、スピードがまったく違ってきますので、ITの活用は大切です。
