秋の葉っぱ

日々の業務の改善は、大事ですね。

効率よくするには、データが散らばっていると業務に支障が出てきます。

そこで、

データの一元管理にはインターネット上のクラウドサービスが便利です。

クラウドにデータを保存するこことができれば、様々な端末でアクセスが出来て、いつでもどこでも仕事ができるようになります。

まぁ、いつでもどこでも出来ることが良いわけではありませんが、、。

データはクラウドで管理すると便利

データを一元管理する上で重要なことは、情報を1カ所にまとめることが大切です。

自宅のパソコンと、ノートパソコン、スマートフォンなど、現在は複数の端末を利用している方も多いと思います。

端末が多いと、やっぱり問題になってくるのが、どのデータがどこに入っているのかわからなくなってしまうことですね。

(バックアップに外付けハードディスクにデータを置く事もあるので、またデータが増えてしまいます)

情報が2カ所以上に分散してしまうので、一元管理するものとしてクラウドサービスを活用しています。

クラウドサービスって何?

クラウドサービスとは、データをインターネット上に保存する使い方です。クラウドでデータを入れることで自分のノートパソコンやiPhoneだけではなく、他のパソコンからも、同じデータにアクセスすることができます。

クラウドのメリットとしては、

・いつでもどこでも端末から同じデータを利用できる点です

・フォルダに入れると自動保存が出来ます。

・バックアップも自動でできること。

・一定の容量は、無料になっています。

・他の人とのファイルやフォルダを共有することも可能です。

パソコン内データ

主なクラウドサービスとしては、

DROPBOX

SUGARSYNC

Evernote

Googledrive

ですね。

クラウドになんでも保存しよう

情報やデータを集約するクラウドサービスを決めて、設定をしてたら、「とにかく保存すること」

必要なことはすべてクラウドに「記録」して、頭はそれ以外のことに使いましょう。

 

クラウド上に、分類しないでいろんなフォルダがあると、後から混乱するので、ある程度整理しながら保存すると良いかもしれませんね。

 

業務改善を低予算のITツールで!でも長い道のり…

itツールで作業

本格的に低予算のITツールで、情報管理することにしました。

今まで、どのツールにしようかと悩んでいて、時間がかかり過ぎてしまいました。

ちょっと反省。

そこまですることもなかったのですが、

去年はどうだったのか……。

どこにあるのか……。

あれは、どうなっているのか………。

いろいろと情報がわからなくなり、

情報の管理が

うまく出来なくなってしまい、どうしようかと思っていたところ、

いろいろとツールを試したのですが、あるITツールで使ってみることにしました。

案外いいのかもと思い、使ってみることにしてみます。

使用してみて良かったら、また情報発信したいと思っています。

このITツールで、

業務の履歴をデータとして残して集計することで、問題の発見や原因分析に役立てたら良いかなと思っています。

業務日報はそのための基礎資料になり、メリットがいっぱいです。

業務の改善したいので、これから試行錯誤して改善していきます!

業務を改善したく、

情報管理の本も買って読んでいます。

ちょっと下記に

「情報を管理するメリットに」ついてメモ的に書いてみますね。

情報資産を管理するメリットとは?

1.引き継ぎのミスの防止:引き継ぎをスムーズにするため

2.顧客対応の複線化:担当者が不在でも顧客対応できること

3.業務生産性の向上:少ない人数でより多くの業務をこなすことができる

4.作業の標準化:熟練度の低い社員でも一定の業務ができます

5.コミュニケーション活性化:社内でより密度の濃いコミュニケーションができる

まぁ、

良いことづくめですが、

長い道のり…………。

言うのは簡単ですが、やるのは大変ですね。

情報共有や業務改善できるクラウドサービス

クラウドシステム

 

自社で情報共有・業務改善できる

クラウドサービスがあったらなぁと思い、いろいろと試しています。

 

出先でも使いたいので、オンライン上でデータ管理ができ、

どこでも閲覧ができるのを望んでいます。

 

自社に合う情報共有システムや
業務改善システム(クラウド)
を探している最中です。

 

Kを試してみたり、Sも試しながら…(一応、名前は伏せて)

様々なものを試したのですが、デザイン性があまりよくなかったり、コストの面で手が出せなかったり、使い勝手が良くなかったりで、なかなか決め手に欠けます。

 

長く使うので、あまり料金が高くないものがいいですね。

 

漠然としたこのような感じのイメージで共有したい・改善したいというのはあるのですが、具体的にいわれるとわかっていなかったりで、、、。

 

コストと使い勝手が良いのはないかなとお試し中です。

活用しなければ、意味がないので、ちょっと必死、、、。

 

うーん。

そして、

いろいろと試しているうちに、イイ感じのクラウドサービスがあり、直感的にこれ良いかも…と思いました。

 

それほど高くないコスト面と、見た目のデザイン性もシンプルなつくり、

使い勝手もなかなか良い感じです。

リマインダー機能もあるらしい。

 

これで、情報共有や、業務改善にも役立てそう……かな…。

 

まだわからないけど…。

 

実際に業務に使っていきながら、利用していくかもしれません。

活用できたら、この記事にでも投稿していきたいですね。

 

やっぱり、

使い慣れているグーグルサービスはあるのですが、グーグルと一緒が良いですね。

 

それでは、また。