秋の葉っぱ

日々の業務の改善は、大事ですね。

効率よくするには、データが散らばっていると業務に支障が出てきます。

そこで、

データの一元管理にはインターネット上のクラウドサービスが便利です。

クラウドにデータを保存するこことができれば、様々な端末でアクセスが出来て、いつでもどこでも仕事ができるようになります。

まぁ、いつでもどこでも出来ることが良いわけではありませんが、、。

データはクラウドで管理すると便利

データを一元管理する上で重要なことは、情報を1カ所にまとめることが大切です。

自宅のパソコンと、ノートパソコン、スマートフォンなど、現在は複数の端末を利用している方も多いと思います。

端末が多いと、やっぱり問題になってくるのが、どのデータがどこに入っているのかわからなくなってしまうことですね。

(バックアップに外付けハードディスクにデータを置く事もあるので、またデータが増えてしまいます)

情報が2カ所以上に分散してしまうので、一元管理するものとしてクラウドサービスを活用しています。

クラウドサービスって何?

クラウドサービスとは、データをインターネット上に保存する使い方です。クラウドでデータを入れることで自分のノートパソコンやiPhoneだけではなく、他のパソコンからも、同じデータにアクセスすることができます。

クラウドのメリットとしては、

・いつでもどこでも端末から同じデータを利用できる点です

・フォルダに入れると自動保存が出来ます。

・バックアップも自動でできること。

・一定の容量は、無料になっています。

・他の人とのファイルやフォルダを共有することも可能です。

パソコン内データ

主なクラウドサービスとしては、

DROPBOX

SUGARSYNC

Evernote

Googledrive

ですね。

クラウドになんでも保存しよう

情報やデータを集約するクラウドサービスを決めて、設定をしてたら、「とにかく保存すること」

必要なことはすべてクラウドに「記録」して、頭はそれ以外のことに使いましょう。

 

クラウド上に、分類しないでいろんなフォルダがあると、

後から混乱するので、ある程度整理しながら保存すると良いかもしれませんね。

 

業務改善を低予算のITツールで!でも長い道のり…

itツールで作業

本格的に低予算のITツールで、情報管理することにしました。

今まで、どのツールにしようかと悩んでいて、時間がかかり過ぎてしまいました。

ちょっと反省。

そこまですることもなかったのですが、

去年はどうだったのか……。

どこにあるのか……。

あれは、どうなっているのか………。

いろいろと情報がわからなくなり、

情報の管理が

うまく出来なくなってしまい、どうしようかと思っていたところ、

いろいろとツールを試したのですが、あるITツールで使ってみることにしました。

案外いいのかもと思い、使ってみることにしてみます。

使用してみて良かったら、また情報発信したいと思っています。

このITツールで、

業務の履歴をデータとして残して集計することで、問題の発見や原因分析に役立てたら良いかなと思っています。

業務日報はそのための基礎資料になり、メリットがいっぱいです。

業務の改善したいので、これから試行錯誤して改善していきます!

業務を改善したく、

情報管理の本も買って読んでいます。

ちょっと下記に

「情報を管理するメリットに」ついてメモ的に書いてみますね。

情報資産を管理するメリットとは?

1.引き継ぎのミスの防止:引き継ぎをスムーズにするため

2.顧客対応の複線化:担当者が不在でも顧客対応できること

3.業務生産性の向上:少ない人数でより多くの業務をこなすことができる

4.作業の標準化:熟練度の低い社員でも一定の業務ができます

5.コミュニケーション活性化:社内でより密度の濃いコミュニケーションができる

まぁ、

良いことづくめですが、

長い道のり…………。

言うのは簡単ですが、やるのは大変ですね。

情報共有や業務改善できるクラウドサービス

クラウドシステム

自社で情報共有・業務改善できる

クラウドサービスがあったらなぁと思い、いろいろと試しています。

出先でも使いたいので、オンライン上でデータ管理ができ、

どこでも閲覧ができるのを望んでいます。

自社に合う情報共有システムや
業務改善システム(クラウド)
を探している最中です。

Kを試してみたり、Sも試しながら…(一応、名前は伏せて)

様々なものを試したのですが、

デザイン性があまりよくなかったり、コストの面で手が出せなかったり、使い勝手が良くなかったりで、なかなか決め手に欠けます。

長く使うので、あまり料金が高くないものがいいですね。

漠然としたこのような感じのイメージで共有したい・改善したいというのはあるのですが、具体的にいわれるとわかっていなかったりで、、、。

コストと使い勝手が良いのはないかなとお試し中です。

活用しなければ、意味がないので、ちょっと必死、、、。

うーん。

そして、

いろいろと試しているうちに、

イイ感じのクラウドサービスがあり、直感的にこれ良いかも…と思いました。

それほど高くないコスト面と、見た目のデザイン性もシンプルなつくり、

使い勝手もなかなか良い感じです。

リマインダー機能もあるらしい。

これで、情報共有や、業務改善にも役立てそう……かな…。

まだわからないけど…。

実際に業務に使っていきながら、利用していくかもしれません。

活用できたら、この記事にでも投稿していきたいですね。

やっぱり、

使い慣れているグーグルサービスはあるのですが、

グーグルと一緒が良いですね。

それでは、また。