日々の業務の改善は、大事ですね。
効率よくするには、データが散らばっていると業務に支障が出てきます。
そこで、
データの一元管理にはインターネット上のクラウドサービスが便利です。
クラウドにデータを保存するこことができれば、様々な端末でアクセスが出来て、いつでもどこでも仕事ができるようになります。
まぁ、いつでもどこでも出来ることが良いわけではありませんが、、。
データはクラウドで管理すると便利
データを一元管理する上で重要なことは、情報を1カ所にまとめることが大切です。
自宅のパソコンと、ノートパソコン、スマートフォンなど、現在は複数の端末を利用している方も多いと思います。
端末が多いと、やっぱり問題になってくるのが、どのデータがどこに入っているのかわからなくなってしまうことですね。
（バックアップに外付けハードディスクにデータを置く事もあるので、またデータが増えてしまいます）
情報が2カ所以上に分散してしまうので、一元管理するものとしてクラウドサービスを活用しています。
クラウドサービスって何？
クラウドサービスとは、データをインターネット上に保存する使い方です。クラウドでデータを入れることで自分のノートパソコンやiPhoneだけではなく、他のパソコンからも、同じデータにアクセスすることができます。
クラウドのメリットとしては、
・いつでもどこでも端末から同じデータを利用できる点です
・フォルダに入れると自動保存が出来ます。
・バックアップも自動でできること。
・一定の容量は、無料になっています。
・他の人とのファイルやフォルダを共有することも可能です。
主なクラウドサービスとしては、
DROPBOX
SUGARSYNC
Evernote
Googledrive
ですね。
クラウドになんでも保存しよう
情報やデータを集約するクラウドサービスを決めて、設定をしてたら、「とにかく保存すること」
必要なことはすべてクラウドに「記録」して、頭はそれ以外のことに使いましょう。
クラウド上に、分類しないでいろんなフォルダがあると、後から混乱するので、ある程度整理しながら保存すると良いかもしれませんね。
業務改善を低予算のITツールで！でも長い道のり…
本格的に低予算のITツールで、情報管理することにしました。
今まで、どのツールにしようかと悩んでいて、時間がかかり過ぎてしまいました。
ちょっと反省。
そこまですることもなかったのですが、
去年はどうだったのか……。
どこにあるのか……。
あれは、どうなっているのか………。
いろいろと情報がわからなくなり、
情報の管理が
うまく出来なくなってしまい、どうしようかと思っていたところ、
いろいろとツールを試したのですが、あるITツールで使ってみることにしました。
案外いいのかもと思い、使ってみることにしてみます。
使用してみて良かったら、また情報発信したいと思っています。
このITツールで、
業務の履歴をデータとして残して集計することで、問題の発見や原因分析に役立てたら良いかなと思っています。
業務日報はそのための基礎資料になり、メリットがいっぱいです。
業務の改善したいので、これから試行錯誤して改善していきます！
業務を改善したく、
情報管理の本も買って読んでいます。
ちょっと下記に
「情報を管理するメリットに」ついてメモ的に書いてみますね。
情報資産を管理するメリットとは？
１.引き継ぎのミスの防止：引き継ぎをスムーズにするため
2.顧客対応の複線化：担当者が不在でも顧客対応できること
3.業務生産性の向上：少ない人数でより多くの業務をこなすことができる
4.作業の標準化：熟練度の低い社員でも一定の業務ができます
5.コミュニケーション活性化：社内でより密度の濃いコミュニケーションができる
まぁ、
良いことづくめですが、
長い道のり…………。
言うのは簡単ですが、やるのは大変ですね。
情報共有や業務改善できるクラウドサービス
自社で情報共有・業務改善できる
クラウドサービスがあったらなぁと思い、いろいろと試しています。
出先でも使いたいので、オンライン上でデータ管理ができ、
どこでも閲覧ができるのを望んでいます。
自社に合う情報共有システムや
業務改善システム（クラウド）を探している最中です。
Kを試してみたり、Sも試しながら…（一応、名前は伏せて）
様々なものを試したのですが、デザイン性があまりよくなかったり、コストの面で手が出せなかったり、使い勝手が良くなかったりで、なかなか決め手に欠けます。
長く使うので、あまり料金が高くないものがいいですね。
漠然としたこのような感じのイメージで共有したい・改善したいというのはあるのですが、具体的にいわれるとわかっていなかったりで、、、。
コストと使い勝手が良いのはないかなとお試し中です。
活用しなければ、意味がないので、ちょっと必死、、、。
うーん。
そして、
いろいろと試しているうちに、イイ感じのクラウドサービスがあり、直感的にこれ良いかも…と思いました。
それほど高くないコスト面と、見た目のデザイン性もシンプルなつくり、
使い勝手もなかなか良い感じです。
リマインダー機能もあるらしい。
これで、情報共有や、業務改善にも役立てそう……かな…。
まだわからないけど…。
実際に業務に使っていきながら、利用していくかもしれません。
活用できたら、この記事にでも投稿していきたいですね。
やっぱり、
使い慣れているグーグルサービスはあるのですが、グーグルと一緒が良いですね。
それでは、また。
